タスク管理にTODOリストって作ってますか?
「ストレスフリーの整理術」がおすすめです。
この本は、デビッド・アレン(David Allen)氏が提唱する個人用のタスク管理手法を紹介しています。
GTD実践のためには5つのステップがあります。
- 気になるすべてのことを「把握する」
- それぞれが何を意味するか、どのような対応をするべきかを「見極める」
- 明らかになった内容を「整理する」
- 行動の選択肢を「更新する」
- 何をするべきかを「選択する」
このステップを順に踏んでいけば日常生活はスムーズに進んでいくといいます。
それぞれのポイントは
- 「気になること」すべてを頭の外に追い出す。
- 見極めのフローで分類します。
- カレンダーの日付に記録したり、リスト化して見やすく整理します。
- カレンダーやリストをレビューする。
- 行動を選択します。
2の見極めのフローとは?
- これは何か?
- 行動を起こすべきか?求めている結果は何か?
- 次にとるべき行動は1つか?
- 2分以内でできるか?2分以内でできるなら、ただちに実行する。
- 自分でやるべきか?
- 特定の日付にやるべきか?
3の整理するにあたっての分類
(1)行動を起こす必要のないもの
- 【ゴミ箱】現時点では無価値で必要のないもの
- 【いつかやる/多分やる】いつか行動する必要が出てくるかもしれないもの
- 【資料】あとで必要になるかもしれない情報
(2)行動を起こす必要があるもの
- 【プロジェクトリスト】望んでいる結果
- 【プロジェクトの参考情報】プロジェクトの関連情報、詳細や達成計画
- 【カレンダー】特定の時間にする行動/特定の日にする行動/特定の日に使える情報
- 【次にとるべき行動リスト】上記以外の行動で「あとでやる(2分以上かかり誰かに任せることができないこと)」と判断した行動
- 【連絡待ちリスト】誰かに任せて完了の報告があるのを待っている行動
4のレビューする内容は
- やらなければならないことを把握し、どうすべきかを見極める。
- システム全体を見渡す。
- リストを更新する。
- すべてのものについて、済んだものを処分し、情報を更新する。
あとは、行動をするだけです。
これらのステップは、紙の手帳でやるか、デジタルツールを使うかの選択になります。
個人的にはMacユーザーなので、Omnifocusを使用していました。
こちらは、Windows用がないので、普段使いがWindowsだと連携がいまいちですが、機能的にはGTDを実践するのに十分だと思います。
あとは、MacとiOS版になってしまいますが、Things3がGTDに近いかと思います。
こちらは、iOS版はAppleWatchと連携できて便利だと思います。
開発部門で、納期に追われる案件を何件も抱えていた時には、次にやらなければいけないこと、それぞれの優先順位などが明確になり、できないことはできないであらかじめ調整できるようになったりと、頭の中が整理され、気持ちに余裕ができたことを覚えています。
今はそこまで忙しい部署ではありませんが、全体を俯瞰できる感覚が持てるので続けています。
さらに詳しくは、書籍を購入されて一読することをお勧めします。