会社の個人用デスク整理整頓していますか?
机の中のものを厳選して、かなり満足のいく状態になっています。
現時点、机がなくなってもファイルボックス1個程度に荷物をまとめて、社内のどこでも仕事ができる状態になっていると思っています。(液晶モニタは除きます。)
1.筆者の状況
製造業、品質管理部門(工場常駐)にてパソコンでの業務がほとんどです。
製品の確認など、現場でのチェック業務も少なからずあります。
個人用デスクは、古臭い昔ながらのKOKUYOのグレーの事務机を使用しています。
薄い引き出しが1か所と、片側に3段の引き出しがあるタイプです。
パソコンも標準的なA4ノートパソコンを支給されています。
2.机上のアイテムリスト
(1)机の上
・ノートパソコン ・ファイルトレー(100均)
(2)前面の薄い引き出し
・名刺入れ(無印のアルミカードケース)
(3)右側3段
3-1上段:・iPad ・アップルペンシル ・作業中の書類
3-2中段:・シャチハタネーム印(普通印、訂正印)・認印・日付印・朱肉
・ボールペン(4色+シャープペンシル)
・スケール(金属製150mm)・スカイプ用イヤホン・小物ケース(カッターナイフ、はさみ、ピンセット、修正テープ)
3-3下段:クリップボード、A4ポケットファイル、レバー式ファイル
<<ファイルの中身は?>>
A4ポケットファイルには、捨てられないものを挟んでいます。証書類や資格免許、会社から紙で配布された、行動規範やセキュリティ関連のハンドブックなど。
レバー式ファイルやクリップボードは、一時的に書類を挟んで使用しています。必要なくなったら紙は直ちに処分します。(必要であればスキャナーでPDF化しています。)
基本的にはクリップボードとレバー式ファイルは空っぽの状態で入っています。
3.机を片付けるメリット
・小物や書類など、探し物をすることがない。
・審議書類、回覧書類が溜まるとすぐにわかるので、処理が遅れない。
(他の人から、書類止めているだろうと疑われることがない。)
・電子ファイルの書類も整理して保存するようになる。
・とにかく気分がよい。
4.机を片付けるデメリット
・他の人から仕事をしていないように見られる。
5.机をシンプルにするために心がけていること。
・配布された紙の書類を溜め込まない。PDF化してただちに廃棄する。
・部署のファイルや、ネットワーク上で確認できる書類は印刷やコピーをしない。
・ノートや手帳、紙の手書きメモを排除する。(iPadminiに記録する)
・筆記用具を最低限にする。黒、赤ボールペン、シャープペンシル(消しゴムは不要)
6.これからの課題
一番実践したいのは、はんこレス化です。認印、日付印、朱肉は必要ないと思っています。
我が社も電子承認フロー化に向かっていますが、まだまだ捺印が必要な書類がほとんどです。
7.机シンプル化の強引な進め方
・書類→全部捨てましょう。机の上や引き出しに埋もれている書類は重要な書類ではありません。
・筆記用具→ボールペン1本残して捨てましょう。他に必要になったら、その時に会社の備品をもらいましょう。
・手帳/ノート→電子化もしくは、1冊にまとめましょう。過去の手帳は捨てましょう。おそらく簡単に手に入る情報しか書かれていません。
・名刺→1枚ずつスキャナにとる、複数枚並べてA4コピーしてファイルするかスキャンする。スキャンしたら捨てる。
・私物→捨てましょう。もしくは、家に持ち帰りましょう。
・その他備品→複数あるものは一つだけしか持たないようにしましょう。同僚と共用で使えるものは、そちらを使いましょう。
8.まとめ
新型コロナの影響でリモートワークがひろがり、ペーパーレス化、はんこレス化に向かって、業務がシンプル化されてきていると思います。筆者は製造業の工場勤務なので、一部で現物の確認が必要になるため、リモートワークは難しいですが、日ごろから、デスク周りをシンプルにしておくことで、社内のどこでも仕事ができるようになっています。
机の整理により、各種資料も体系的に保存することを心掛けるようになり、最近では激減してしまった出張なども、少ない時間で資料が準備できたり、会議の資料などもネットワーク上から検索して、多少のアレンジを加える程度で済ませることができるようになっています。
仕事の内容は人それぞれなので、まったく参考にならないかもしれませんが、業務のシンプル化の第一歩として、机は片づけたほうがいいと思います。